Administre bien su dinero:
Mantenga sus documentos en orden
Dónde guardar los documentos
Una caja de seguridad
Algunos de
los documentos y pertenencias son valiosos y puede ser muy
difícil, o hasta imposible, reemplazarlos. Es recomendable que se
guarden en una caja de seguridad en un banco. Otra opción es una
caja fuerte o un archivador a prueba de incendios en su hogar.
Desgraciadamente, son pocos los que en realidad son a prueba de llamas o
de ladrones. Algunos de los documentos importantes a los que nos
referimos son: títulos de propiedad de vehículos,
certificados de nacimiento y de certificados de matrimonio.
Registros o documentos actuales
Necesitará un lugar, como una caja o carpetas, donde puede
guardar temporalmente documentos recibos, cuentas pagadas y anotaciones
de gastos para los cuales no tenga un recibo, como gasolina. Puede
anotar también estos gastos en una libreta de gastos del hogar o
en cualquier otro registro de gastos del hogar.
|
|
Sugerencias para Guardar Documentos del IRS |
Archivos permanentes
Al concluir
el año, vacíe sus archivos de documentos actuales.
Generalmente la época de preparación de impuestos es el
momento más apropiado. Tire los papeles que no necesite
más, como recibos de los víveres. Para entonces, ya
debió de haber anotado esos recibos en su hoja de gastos o en su
libreta de gastos del hogar. Debe transferir todos los documentos
importantes a sus archivos permanentes. Cuando busque documentos que
necesite para sus impuestos, tire aquellos que ya no necesite. Pase a
sus archivos permanentes aquellos que podría necesitar más
adelante. Algunos ejemplos son la declaración de impuestos y
estados de cuenta. Para obtener más información sobre
documentos que debe guardar en sus archivos, y por cuánto tiempo
debe conservarlos, revise la Hoja de Trabajo –
Sugerencias para Guardar Documentos del IRS y la Hoja de Trabajo –
Documentos financieros que debe guardar.
|
|
|
Documentos financieros que debe guardar |
Establecer un sistema para archivar los documentos del hogar toma tiempo. Y hay muchas formas de hacerlo; no hay una manera correcta o incorrecta. Cada hogar es diferente. Tal vez tenga que experimentar un poco antes de encontrar el sistema que mejor va a satisfacer sus necesidades.
La "Hoja de Trabajo – Archive los gastos del hogar" sugiere un sistema con el que podría empezar y luego adaptarlo a las necesidades de su familia. También puede tener lo siguiente:
- Archivos activos para documentos que necesite por lo menos una vez al año o que necesite tener a la mano. Por ejemplo, verificar el número de una póliza de seguros.
- Archivos inmovilizados los cuales usualmente incluyen documentos que pueda necesitar en algún momento, pero que normalmente no necesita durante el transcurso del año, tales como registros de ingresos e impuestos de hace cinco años.
¿Dónde están sus documentos importantes?
Es importante guardar los documentos importantes en su totalidad. También querrá asegurarse de que usted o miembros de su familia puedan encontrar los documentos importantes. Y en caso de una emergencia, ¿están seguros estos documentos? Si se perdieran, quemaran o fueran robados, ¿podría reemplazarlos?
Haga una lista del lugar donde tiene guardados sus documentos importantes. Le será muy útil a usted y a miembros de su familia si los documentos se extravían o son destruidos. Haga una copia de la lista cuando esté completa. Guárdela en una caja de seguridad o déle la copia a un amigo o pariente que no viva con usted. Asegúrese de actualizarla cuando algo cambie y reemplace el documento original con la nueva información.
Otra buena idea es hacer un inventario de sus pertenencias. Esta información sería útil en caso de que tuviera que presentar un reclamo a su compañía de seguros. Es recomendable que verifique con su agente o corredor de seguros respecto a los documentos que la compañía pide como comprobantes de compra o de propiedad de bienes personales. En algunos casos, le pedirán recibos o facturas de compra. En otros casos, un inventario por escrito y/o fotografías serán suficientes. Si tiene una videocámara o puede pedir una prestada, filme su casa y sus pertenencias de valor. No importa cómo decida hacer su inventario, esta tarea es más fácil si lo hace poco a poco. Por ejemplo, haga el inventario de una habitación a la vez.
Organizar todos estos documentos, recibos, garantías y otros papeles podría parecerle una labor larga y tediosa. Puede tomarle bastante tiempo reunir todos los documentos. Pero piense cuán diferente es hacerlo ahora, de una manera tranquila, que en caso de un situación de emergencia. Puede llegar el momento en que otros miembros de la familia tengan que encargarse de administrar sus cosas. Tener todos los documentos disponibles que ellos puedan necesitar será una ayuda invaluable y podrían ayudar a evitar roces y problemas que pudieran presentarse.
Dedique un poco de tiempo ahora para ayudarse a sí misma, a su familia y a otros tomando control de la situación y organizado todos sus documentos importantes. Estamos seguros que no se arrepentirá. Y se sentirá muy satisfecha cuando termine de organizar todos sus documentos.
Referencia:
Kratzer, C. (2004) Managing your money: Keeping records in order. Cir. 596. New Mexico Cooperative Extension. Las Cruces, NM.
Próxima sección: ¿Está listo financieramente?
volver arriba
